La fecha límite para presentar el reporte de impuestos IFTA del tercer trimestre es el lunes 2 de noviembre de 2026. La fecha límite habitual, el 31 de octubre, cae sábado, por lo que se traslada al siguiente día laborable. Envíenos sus documentos antes de la fecha límite para que tengamos tiempo de revisarlos y comunicarnos con usted si falta alguna información o necesitamos alguna aclaración.
Envíenos sus registros de millas de julio, agosto y septiembre
Sus registros de millas deben mostrar la distancia recorrida por sus camiones calificados durante el trimestre, incluyendo las millas recorridas en cada estado o provincia canadiense. Dependiendo de cómo su empresa registre los viajes, puede tener hojas de viaje de los conductores, registros individuales de distancia de los vehículos o reportes de un sistema de GPS o seguimiento electrónico.
Envíenos los registros que utiliza para documentar los recorridos de cada camión. Estos deben proporcionar suficiente información para respaldar los totales del trimestre, como las fechas de los viajes, las rutas, los puntos de origen y destino, y la distancia recorrida por jurisdicción. Si descarga reportes de un sistema de seguimiento, verifique que cubran todo el período desde el 1 de julio hasta el 30 de septiembre.
No necesita preparar nuevamente una lista de todos los camiones que ya están registrados en su cuenta. Podemos ver los vehículos en nuestros registros y en el portal estatal. Sin embargo,50infórmenos si algún camión fue añadido, vendido, retirado o estuvo operando solamente durante una parte del trimestre, para que podamos verificar que la información de millas coincida con la actividad de su flota.
Envíenos sus recibos de combustible o reportes de tarjetas de combustible
También necesitamos los registros del combustible comprado y utilizado en sus camiones calificados durante el trimestre. Envíenos sus recibos, facturas o reportes de tarjetas de combustible correspondientes a julio, agosto y septiembre. Si utiliza más de un proveedor de tarjetas de combustible, incluya los reportes de cada proveedor.
Antes de enviarlos, revise si falta algún mes o alguna transacción que haya sido pagada por separado de su tarjeta de combustible habitual. El registro de una compra debe permitir identificar información como la fecha, el vendedor, el tipo y la cantidad de combustible, y el camión o número de unidad correspondiente. Tener registros claros nos ayuda a revisar el combustible comprado en cada jurisdicción y la información del impuesto pagado sobre el combustible utilizada para preparar su reporte.
Si su empresa utiliza combustible a granel, infórmenos y envíenos los registros correspondientes de compra, almacenamiento y retiro de combustible. Es posible que necesitemos confirmar cuánto combustible fue colocado en cada camión calificado. Si opera vehículos que utilizan diferentes tipos de combustible, mantenga esos registros claramente identificados.
Infórmenos sobre cualquier situación fuera de lo habitual
Los totales de millas y combustible no siempre nos cuentan toda la historia. Una breve nota de su parte puede ayudarnos a resolver cualquier duda rápidamente si, por ejemplo:
- Un camión comenzó o dejó de operar durante el tercer trimestre;
- Una tarjeta de combustible fue reemplazada o se realizó una compra fuera de la cuenta habitual;
- Cambió de sistema de GPS o de seguimiento de millas;
- Un camión viajó utilizando un permiso temporal de viaje; o
- Falta algún registro o es necesario hacer una corrección.
No tiene que determinar cómo deben aparecer estas situaciones en el reporte. Simplemente infórmenos de lo ocurrido y envíenos los documentos que tenga disponibles. Nosotros podemos revisar la información y comunicarnos con usted si necesitamos algo adicional.
Qué hace RCS después de recibir sus documentos
Una vez que recibimos su información de millas y combustible, la revisamos para el período correspondiente y la comparamos con los camiones asociados con su cuenta. Si encontramos alguna discrepancia—por ejemplo, si falta información de millas de un camión activo o si alguna transacción de combustible necesita aclaración—nos comunicaremos con usted.
Nuestro equipo luego prepara y presenta su reporte de impuestos IFTA del tercer trimestre. Enviar los registros completos con anticipación nos da más tiempo para resolver cualquier duda antes de la fecha límite. También le ayuda a mantener la documentación necesaria en caso de que sus registros sean solicitados posteriormente.
Los transportistas con cuentas basadas en Florida pueden consultar la guía de Florida sobre el mantenimiento de registros de IFTA para obtener más información sobre los documentos que respaldan los registros de distancia y combustible. Si su cuenta de IFTA está basada en otra jurisdicción, siga los requisitos de mantenimiento de registros correspondientes a esa jurisdicción.
Su lista de documentos para el tercer trimestre
Para comenzar, envíe a Royal Carrier Service:
- Sus reportes de millas o viajes de julio, agosto y septiembre;
- Sus recibos de combustible o reportes de tarjetas de combustible correspondientes a esos meses;
- Los registros de combustible a granel, si corresponde; y
- Una nota sobre cualquier cambio de camión, documentos faltantes o actividad fuera de lo habitual.
¿Está listo para comenzar con su reporte del tercer trimestre? Envíe sus documentos por correo electrónico a fueltax@royalcarrierservice.com. Royal Carrier Service revisará su información, preparará su reporte y lo presentará por usted.
Su Cumplimiento, Nuestra Prioridad — Su Negocio, Nuestro Compromiso.